TRANSPARANTIE
Privacy & cookies.
Hier leest u hoe Pol Automotive omgaat met uw persoonsgegevens en welke rechten u heeft.
Laatst bijgewerkt: 26 oktober 2026.
Wie is verantwoordelijk?
Pol Automotive, met eigenaar Thijs Pol, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens via deze website en bij de bijbehorende aanvragen en klantadministratie. Thijs Pol ontvangt en beheert uw aanvragen.
De Zeven Boompjes 33, 4133 AA Vianen
KvK: 98936921 · Btw-id: NL005362895B54
info@pol-automotive.nl · 06 4171 0551
Welke gegevens gebruiken we en waarvoor?
Als u contact opneemt, een afspraak aanvraagt, een offerte vraagt of een zoekopdracht doorgeeft, ontvangen we de gegevens die u invult. Dit zijn uw naam, e-mailadres, eventueel telefoonnummer, uw bericht en de gegevens over uw wensen of de betreffende auto. Een afspraakaanvraag kan een gewenste bezoekdatum bevatten; een zoekopdracht kan een budget en voorkeuren voor brandstof en transmissie bevatten. Bij inruil ontvangen we ook het kenteken, merk en model, de kilometerstand, eventueel het bouwjaar en de foto’s die u meestuurt. Het formulier voegt een technische aanvraagreferentie en de pagina van verzending toe.
We gebruiken deze gegevens om uw aanvraag te beoordelen, te beantwoorden en de door u gevraagde vervolgstappen uit te voeren. Als de verwerking nodig is voor een offerte, taxatie, zoekopdracht of andere stap op uw verzoek naar een overeenkomst, is de grondslag de voorbereiding of uitvoering van die overeenkomst. Voor algemene vragen baseren we ons op ons gerechtvaardigd belang om bereikbaar te zijn en vragen zorgvuldig af te handelen. Voor beveiliging en het voorkomen van misbruik is ons gerechtvaardigd belang een werkende website en bereikbare dienstverlening. Voor noodzakelijke fiscale administratie geldt een wettelijke verplichting.
Bij offertes, verkoop en de verdere klantadministratie verwerken we daarnaast de benodigde klant- en adresgegevens. Verplichte velden zijn in de formulieren aangegeven. Zonder voldoende informatie kunnen we uw aanvraag mogelijk niet behandelen. U kunt ons ook bellen of e-mailen. Een aanvraag is nog geen bevestigde afspraak of overeenkomst. Onze aanvraagformulieren melden u niet aan voor reclame. We nemen via deze formulieren geen uitsluitend geautomatiseerde besluiten over u met juridische of vergelijkbare gevolgen.
Inruilfoto’s
U kunt maximaal acht inruilfoto’s toevoegen. U ziet de selectie eerst in uw browser. Voor het tonen van HEIC-foto’s wordt de voorvertoning op uw eigen apparaat gemaakt; daarvoor gebruiken we geen externe conversiedienst. Als u het formulier verzendt, gaan de aanvraag en foto’s via onze website naar info@pol-automotive.nl. De foto’s komen als e-mailbijlagen binnen. Grote foto’s kunnen in uw browser worden verkleind; alle verzonden bijlagen samen mogen maximaal 8 MB zijn. De foto’s worden niet openbaar op onze website geplaatst.
We gebruiken de foto’s voor de beoordeling van uw auto en de afhandeling van uw inruilaanvraag. We bewaren ze in onze mailbox en nemen ze niet op in Mobilox of e-Boekhouden.nl. Foto’s kunnen naast de auto ook personen, documenten of locatiegegevens bevatten. Verborgen bestandsinformatie, zoals een opnamelocatie, wordt niet bij ieder bestand automatisch verwijderd. Stuur daarom alleen relevante autofoto’s mee en verwijder onnodige personen, documenten en locatiegegevens vooraf. Stuur geen identiteitsbewijs of andere gevoelige informatie mee.
Technische gegevens en beveiliging
De website gebruikt een versleutelde HTTPS-verbinding. Onze formulierontvanger controleert de ingevulde gegevens en meegestuurde bestanden. Om te veel of dubbele aanvragen te beperken, gebruikt deze tijdstippen, willekeurige aanvraagreferenties en een berekende afgeleide van het IP-adres. Zo’n afgeleide is nog steeds een persoonsgegeven. Deze beveiligingsgegevens staan in een afgeschermde tijdelijke map op de server; daarin bewaren we geen namen, e-mailadressen, berichten of foto’s.
De formuliercontrole kijkt naar de afgelopen 24 uur. Bij nieuwe geldige aanvragen controleert de server periodiek of beveiligingsbestanden ouder dan 24 uur kunnen worden verwijderd. Als er geen nieuwe aanvragen binnenkomen, kan deze opruiming later plaatsvinden. Dit controlevenster is dus geen garantie dat ieder technisch bestand precies na 24 uur verdwijnt.
Bij het bezoeken van de website verwerken de webserver en de ingeladen voorraadvoorziening technische informatie, zoals uw IP-adres, browserinformatie, bezochte pagina’s en eventuele foutmeldingen. Deze informatie is nodig om de pagina’s te leveren, storingen te onderzoeken en misbruik te beperken. Tijdelijke uploadbestanden dienen alleen voor het verwerken van de verzending; e-mailbijlagen vallen daarna onder de hieronder beschreven bewaartermijnen.
Dienstverleners en externe links
TransIP verzorgt de hosting van onze website. Onze e-mail wordt verwerkt via Microsoft 365; wij lezen en beantwoorden berichten met Outlook op computer en telefoon. Deze diensten verwerken de gegevens die nodig zijn voor hosting, het verzenden en ontvangen van berichten en het beheer daarvan.
Mobilox levert de voorraad en voertuigdetails op deze website. Uw browser maakt daarvoor verbinding met occasions.mobilox.nl en api.mobilox.nl; afbeeldingen worden ook geladen via de opslagdienst Amazon Web Services. Bij deze verbindingen ontvangen de betreffende diensten technische verzoekinformatie, zoals uw IP-adres en browserinformatie. Onze eigen aanvraagformulieren versturen de ingevulde gegevens en inruilfoto’s naar onze eigen formulierontvanger en vervolgens naar onze mailbox.
Aanvullende formulieren bij de voertuigdetails, bijvoorbeeld voor een proefrit, bezichtiging of financieringsinformatie, worden door Mobilox verwerkt. Afhankelijk van uw verzoek vult u daarin een aanhef, naam, contactgegevens, onderwerp, bericht, eventuele inruilgegevens en de gegevens van de gewenste financiering in. Voor deze aanvullende formulieren kan de beveiligingscontrole van Google reCAPTCHA nodig zijn. Die laden we pas nadat u daarvoor kiest; hieronder leest u hoe dat werkt.
Voor offertes, voorraad, advertenties en klantbeheer gebruiken we Mobilox. Voor de boekhouding gebruiken we e-Boekhouden.nl. In deze systemen registreren we klantgegevens zoals naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres voor de betreffende dienstverlening en administratie. Welke gegevens nodig zijn, hangt af van uw aanvraag en het vervolg daarop.
Microsoft kan bij de uitvoering van zijn diensten gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken. Microsoft beschrijft hiervoor onder meer Europese standaardcontractbepalingen en aanvullende waarborgen in zijn Data Protection Addendum. In de informatie over internationale doorgiften licht Microsoft de situaties toe. Via info@pol-automotive.nl kunt u informatie vragen over de verwerking van uw gegevens en de toepasselijke waarborgen.
Als u Google reCAPTCHA toestaat, ontvangt Google technische gegevens voor de controle op spam en misbruik. Google kan gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken. Google beschrijft de daarvoor gebruikte waarborgen, waaronder Europese standaardcontractbepalingen waar van toepassing, in zijn informatie over internationale doorgiften.
Links naar Google Maps, WhatsApp en Google-beoordelingen openen de betreffende externe dienst nadat u daarvoor kiest. Bij gebruik van die dienst gelden ook de privacyvoorwaarden van de aanbieder. Onze eigen website laadt voor deze links geen kaart of sociale widget vooraf in.
Hoe lang bewaren we uw gegevens?
Gewone aanvragen: maximaal drie kalendermaanden na afsluiting, en korter zodra de gegevens niet meer nodig zijn. Een aanvraag is afgesloten als uw vraag is afgehandeld zonder afgesproken vervolg, u afziet van vervolg of de opdracht eindigt. Als een antwoord op onze vervolgvraag uitblijft, sluiten we uiterlijk dertig dagen na het laatste inhoudelijke contact af, behalve als een concrete vervolgdatum is afgesproken. Een automatische herinnering verlengt die termijn niet. Bij een actieve zoekopdracht bewaren we de noodzakelijke gegevens zolang de opdracht loopt; daarna begint de termijn van drie kalendermaanden.
Inruilfoto’s: maximaal dertig dagen na afronding van de taxatie of aanvraag, en alleen zolang ze nodig zijn voor toelichting of afwikkeling. Is de inhoudelijke beoordeling van de foto’s eerder klaar, dan begint de termijn op dat eerdere moment. We verwijderen foto’s eerder als ze niet meer nodig zijn. De fototermijn staat los van de bewaartermijn van het overige bericht.
Administratie en noodzakelijke bewijsstukken: gegevens waarvoor een wettelijke bewaarplicht geldt, bewaren we volgens die verplichting. Voor fiscale basisadministratie is dit doorgaans zeven jaar vanaf het moment dat de gegevens hun actuele betekenis voor de bedrijfsvoering verliezen. Voor bepaalde wettelijke categorieën geldt tien jaar. Dit betekent niet dat alle aanvragen of foto’s zeven jaar worden bewaard. Bij een concrete klacht of een geschil bewaren we alleen de gegevens die nodig zijn voor de afhandeling of onderbouwing van onze rechtspositie, op basis van ons gerechtvaardigd belang daarbij. We beoordelen ten minste elke drie maanden en bij afronding of verdere bewaring nog nodig is.
De termijnen voor aanvragen en foto’s gelden voor onze dagelijkse opslag, waaronder onze mailbox en de kopieën die wij beheren. Technische gegevens, tijdelijke verwerking en reservekopieën hebben een afzonderlijke functie: beveiliging, aflevering en herstel bij storingen. Daarvoor is de noodzaak voor die functie bepalend; zij vormen geen reden om een afgesloten aanvraag in de dagelijkse administratie langer te blijven gebruiken. Bij vragen over verwijdering kunt u contact met ons opnemen.
Cookies en vergelijkbare technieken
We gebruiken geen eigen advertentietrackers of analysecookies. U kunt onze pagina’s, het aanbod en de voertuigfoto’s bekijken zonder Google reCAPTCHA te laden. Ook onze eigen contact-, inruil-, offerte- en zoekopdrachtformulieren werken zonder deze Google-dienst.
Google reCAPTCHA: bij bepaalde aanvullende voertuigformulieren vragen we eerst of u de controle op spam en misbruik wilt toestaan. Na uw toestemming wordt reCAPTCHA geladen en kan Google gegevens verwerken zoals uw IP-adres, browser- en apparaatgegevens en informatie over uw interactie met de controle. Google kan hierbij cookies gebruiken, waaronder _GRECAPTCHA. De verwerking via deze optionele koppeling baseren we op uw toestemming. Meer informatie vindt u in het privacybeleid, de voorwaarden en de cookie-informatie van Google.
Uw keuze onthouden: we bewaren uw keuze en de vervaltijd in de sessieopslag van uw browser, uitsluitend om die keuze te respecteren. Deze keuze geldt maximaal 24 uur binnen het huidige tabblad. We slaan hierin geen naam, e-mailadres of formulierinhoud op. Deze noodzakelijke keuzeopslag wordt niet gebruikt om u op andere websites te volgen.
Weigeren of intrekken: u kunt weigeren en ons via het eigen contactformulier, per e-mail of telefonisch bereiken. Via ‘Privacykeuze Google’ onderaan de website of de knop hieronder kunt u uw keuze wijzigen of toestemming intrekken. Bij intrekken wordt de pagina opnieuw geladen en blijft de Google-koppeling uitgeschakeld. Dat stopt toekomstige ladingen via deze keuze; eerder door Google geplaatste cookies kunt u zelf verwijderen via uw browserinstellingen. Intrekken verandert niets aan de rechtmatigheid van de verwerking vóór uw intrekking.
Externe websites die u via een link bezoekt, informeren u zelf over hun cookies en privacyinstellingen.
Uw rechten
U kunt via info@pol-automotive.nl vragen om inzage, correctie, verwijdering of beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens. U kunt vanwege uw persoonlijke situatie bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang. Bij direct marketing heeft u altijd het recht bezwaar te maken. Voor deze rechten gelden de voorwaarden van de AVG; zo kunnen we gegevens die wij wettelijk moeten bewaren niet altijd direct verwijderen.
Bij geautomatiseerde verwerking op basis van toestemming of een overeenkomst kunt u de door u verstrekte gegevens in een bruikbaar digitaal formaat opvragen en, waar mogelijk, laten overdragen. Als een verwerking op uw toestemming berust, kunt u die toestemming intrekken. Dat verandert niets aan de rechtmatigheid van de verwerking vóór uw intrekking.
We reageren in beginsel binnen één maand na ontvangst van uw verzoek. Als de complexiteit of het aantal verzoeken een verlenging nodig maakt, kan die termijn met maximaal twee maanden worden verlengd. We laten dat binnen de eerste maand weten, met de reden. We controleren uw identiteit op een passende manier en vragen niet standaard om een kopie van uw identiteitsbewijs.
U mag rechtstreeks een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. U hoeft daarvoor niet eerst bij ons te klagen.
Terug naar contact